Solution Laboratoire

 

Attardons-nous ici sur la première phase des projets : la mise en oeuvre d'un LIMS.

 

Les projets de choix puis de déploiement d'un logiciel de gestion de laboratoire ne sont jamais anodins. Ils doivent être préparés avec la plus grande attention, car ils touchent au plus profond de la structure d'un laboratoire : son organisation.

Choisir un LIMS pour gérer sa traçabilité, c'est une chose. Lui confier tous ses process, qui débordent parfois  sur la fabrication de l'usine et donc sur le coeur de métier de l'entreprise, PME ou site de production d'un ensemble plus grand, peut avoir des conséquences beaucoup plus importantes que ce qu'il n'y paraît de prime abord. En effet, les outils en place sont en général le reflet de l'organisation d'un laboratoire. Qu'il s'agisse de méthodes de gestion basées sur une traçabilité papier agrémentée de quelques macros Excel et de modèles de bulletins sous MS Word, ou de process qui reposent sur outil informatique - dont le plus répandu reste à l'heure où j'écris ces lignes le développement spécifique "maison", confié à un développeur aujourd'hui en retraire ou dont le stage est terminé depuis belle lurette, ou encore réalisé par une société disparue ou vendue.

 

Dans ce contexte, choisir le bon outil n'est pas une mince affaire. Car au-delà des fonctionnalités offertes par le logiciel, il ne faut pas perdre de vue l'ampleur de votre projet et ses effets sur votre organisation. En effet, les LIMS répondent non seulement aux besoins de traçabilité édictés par le COFRAC et la règlementation, mais impactent tous vos process en place. Car le LIMS oeuvre sur tout le cycle de vie des échantillons que vous analysez, de l'enregistrement à la validation et l'édition de vos rapports d'essais. Vous enregistrez une masse de données importante sur toutes ces phases, qu'il vous faudra utiliser à bon escient pour piloter votre laboratoire au mieux. C'est là que les LIMS se distinguent, offrant plus ou moins de fonctionnalités et plus ou moins de simplicité pour extraire les données de la base. Les outils US offrent souvent de solides fonctionnalités, au demeurant séduisantes, mais qui cachent un inconvénient majeur : l'accès aux données de la base est souvent bridé. Vous n'accédez aux données que selon un cheminement prédéterminé, limitant ainsi les possiblités d'extraction des données pour réaliser des statistiques sur-mesure. Nous reviendrons sur ces fonctionnalités dans le troisième volet de notre analyse.

 

Une fois le choix réalisé, il faut déployer le LIMS dans le contexte de votre laboratoire. Ce projet, souvent complexe, marie des contraintes très variées. Parmi ces contraintes, il y a celle du temps. Ce choix vous occupe depuis plusieurs semaines, parfois depuis plusieurs mois, depuis la première réunion au cours de laquelle les objectifs ont été fixés et les tâches distribuées à chaque membre du groupe de projet. Votre cahier des charges est une base solide pour la mise en oeuvre du logiciel dans un contexte de course contre-la-montre.

 

Car cette phase de mise en oeuvre doit être réalisée le plus rapidement possible. Impossible de souffler, les objectifs du projet doivent être atteints le plus rapidement possible, et vous avez déjà grignoté sur la marge de temps, voire de coût si votre projet nécessite des réunions entre membres du Comité de Pilotage basés sur différents sites. Il est temps de passer aux choses sérieuses et de poser les bases de ce qui sera le nouveau visage de votre laboratoire. Plus souple, plus efficace, qui respecte mieux les contraintes du COFRAC sans vous faire perdre de temps... Plus votre cahier des charges est détaillé, plus il vous sera aisé d'intégrer toutes ses contraintes dans la conduite de votre projet. Celles que vous avez anticipées, et celles que vous découvrirez lors du projet. Mais gardez à l'esprit que quel que soit le niveau de détail de votre cahier des charges, votre projet sera piloté par la contrainte temps, étroitement liée à la contrainte budgétaire. En effet, comment imaginer que vous pouvez mettre en danger votre laboratoire sur une durée trop longue ? Comment oublier que votre laboratoire est ralenti par ce projet, que vous ne pouvez traiter autant d'échantillons qu'auparavant, que les ressources humaines sont malenées et puisent dans leurs réserves pour tout mener de front ?

 

Le rôle de la société qui vous accompagne dans la mise en oeuvre de votre LIMS, qu'il soit l'éditeur ou un simple intégrateur d'un logiciel étranger, est primordial. De sa capacité à comprendre vos problématiques, à juger de votre capacité à les mettre en oeuvre - au-delà des possibilités offertes par l'outil, réputées en adéquation avec vos besoins puisque vous l'avez retenu - naîtrons les germes de la réussite de votre projet. Le chef de projet fonctionnel se pose en véritable garant du succès de votre projet. Il remonte les incohérences de votre projet, identifie les difficultés générales, pas uniquement fonctionnelles, parfois liées à l'organisation du Comité de Projet ou aux objectifs trop ambitieux au regard des moyens mis à disposition du projet... Il est la pierre angulaire de votre projet LIMS. Il compose avec les contraintes imposées, parmi lesquelles la dispoibilité des équipes et le calendrier. Mais il se heurte à une contrainte forte, inexorable : le temps. Votre projet doit se terminer le plus rapidement possible. Hors de question de ralentir suite à un diagnostic de la part de votre chef de projet impactant les fondements de votre organisation, dont l'analyse des causes et des remèdes prendrait des lustres.

 

Alors dans ce contexte, même si le chef de projet joue pleinement son rôle, pas étonnant de constater que les objectifs initiaux, même s'ils sont atteints, seront rapidement jugés incomplets. La première phase du projet répond à un objectif que l'on pourrait résumer ainsi : déployer le minimum vital des fonctionnalités du LIMS pour améliorer les process du laboratoire, sans trop s'éloigner de l'existant pour ne pas perturber en profondeur l'organisation en place ni les acteurs à tous les niveaux et remettre à plus tard les évolutions révolutionnaires, sans touefois oublier que le LIMS vous permettra de les mettre en oeuvre.

 

Votre projet peut alors être cloturé, il est temps de reprendre votre rythme, d'absorber le retard pris dans la prise en charge des analyses et de laisser votre équipe reprendre son souffle... pour la seconde phase de votre projet. Une relance qui peut avoir lieu dans les mois qui viennent ou après quelques années. Tout dépend de l'évènement déclencheur

 

 

 

A suivre...