Solution Laboratoire

La troisième phase d'un projet de mise en place d'un LIMS nécessite un déclencheur.

Une fois le logiciel en place, le paramétrage terminé et la digestion réalisée, que le quotidien a repris ses droits, il devient souvent difficile pour le responsable du laboratoire en place de se relancer dans un projet d'optimisation. Les évolutions se font par petites touches au gré des demandes des services externes ou des clients, ou encore suite à des modifications règlementaires.

Lorsqu'un nouveau responsable prend ses fonctions, il apporte de nouvelles idées, une nouvelle approche du fonctionnement du laboratoire. La 3ème phase du projet est alors lancée. Elle peut être déclenchée par d'autres éléments externes, comme un changement au sein de la direction industrielle, l'ouverture d'une nouvelle ligne de production, le gain de nouveaux clients ou encore la mise en place d'un service commercial, obligeant le laboratoire à se repenser pour gagner de nouveaux marchés.

La première partie de votre projet est terminée, vous avez choisi et mis en place votre LIMS selon votre cahier des charges (presque) dans le calendrier que vous vous étiez fixé.

Il est temps désormais de passer à la phase 2 : digérer et optimiser votre nouveau système pour mieux diriger et piloter votre laboratoire.

En effet, même si vous n'avez pas fondamentalement remis en cause le fonctionnement de votre laboratoire, même si les contraintes de temps et de budget vous ont guidé vers un paramétrage globalement conforme à l'organisation précédente ou proche du fonctionement du système précédemment en place, le temps de l'adaptation à l'outil en place est arrivé. 

Vos équipes ont souffert des rythmes soutenus liés à la mise en oeuvre de la nouvelle application et au traitement quotidien des tâches du laboratoire.

Ils doivent désormais intégrer les modifications, plus ou moins importantes, de votre process de traitement des échantillons : de l'enregistrement à la validation, l'arrivée du nouveau LIMS a changé les habitudes de vos techniciens et cadres.

La phase 2 de votre projet doit laisser le temps aux équipes de se remettre et aux habitudes de se reconstituer. 

Le temps est venu d'utiliser les fonctionnalités déployées et de réaliser les réglages en fonction du quotidien du laboratoire. Les filtres, les listes configurables, quelques éléments de paramétrages (produits, DUs, protocoles, feuilles de paillasse...), les modèles d'édtions (étiquettes, feuille de paillasse papier, rapports d'essais...) sont affinées pour intégrer les cas particuliers qui n'ont pas été abordés lors de la phase 1 de déploiement de l'outil.

L'équipe de paramétrage du laboratoire, autonome dans ces tâches, réalise ces retouches sans faire appel à l'éditeur.

Nous ouvrons une saga, qui se déroulera en 3 actes, pour décrire les projets que nous menons depuis près de 18 ans maintenant.

Pour ceux qui nous découvrent ici, nous adressons un marché de laboratoires industriels et de services, de tailles très variées, regroupant des PME de 5 salariés à des laboratoires de taille beaucoup plus important, représentant des marques mondialement connues et sous enseigne d'un groupe national ou parfois multinational.

Quel que soit le projet mené, la taille du laboratoire concerné, nous identifions 3 temps forts dans la mise en place d'un LIMS (Laboratory Information Management System) ou SIGL en français (Système Informatisé de Gestion de Laboratoire).

Le premier temps est dédié à la recherche d'un logiciel de gestion pour outiller son laboratoire. Que le laboratoire s'inscrive dans un projet de rééquipement, i.e qu'il change de LIMS, ou qu'il soit à la recherche d'un  système de gestion pour remplacer sa gestion papier, parfois agrémentée d'outils bureautique (suite MS Office la plupart du temps). Cette phase fait l'objet de la seconde partie de ce billet.

Le second temps est dédié à l'optimisation de son investissement. Le LIMS une fois en place, il est urgent de rentabiliser son investissement et de récolter les fruits de son investissement. La phase de "digestion" de la mise en oeuvre de l'outil, et de tous les changements d'organisation que ça a pu impacter. Nous y reviendrons dans une seconde note, dans les jours à venir.

Enfin, le troisième temps est consacré à l'amélioration des processus et la remise en cause des choix précédemment réalisés. Il peut être initié par un responsable de laboratoire qui prend ses fonctions et souhaite donner une nouvelle impulsion au laboratoire, ou par tout autre évènement de nature à bousculer la vie du laboratoire.